Política de privacidad y tratamiento de datos personales

Aviso de privacidad

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes, BIUTI EXPRESS S.A.S., sociedad que opera la marca Revib (en adelante, «Revib» o «la Empresa»), informa que los datos personales que suministres en el marco de nuestras actividades serán tratados conforme a esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales.

Aplicamos medidas de seguridad técnicas, físicas y administrativas para prevenir el acceso, uso o divulgación no autorizados de tu información.

Alcance y marco legal

Esta política se fundamenta en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, en la Ley 1581 de 2012 y en sus decretos reglamentarios (1377 de 2013 y 886 de 2014), hoy incorporados en el Decreto Único 1074 de 2015.

Se aplica a todas las bases de datos, físicas y digitales, que Revib trate como responsable, y también cuando actúe como encargada del tratamiento. Incluye datos recibidos en solicitudes de contacto, agendamientos, valoraciones, fichas o historias estéticas, consentimientos informados, registros de atención, compras de productos, facturación y cualquier otra relación con nosotros.

Su cumplimiento es obligatorio para los trabajadores, contratistas, aliados y terceros que traten datos personales en nombre de la Empresa.

Definiciones

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para tratar sus datos personales.
• Aviso de privacidad: comunicación del responsable al titular que informa sobre la existencia de las políticas de tratamiento, la forma de acceder a ellas y las finalidades del tratamiento.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento, incluidos los archivos físicos y electrónicos.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público, semiprivado y privado: el público no es íntimo ni reservado (por ejemplo, la profesión u oficio); el semiprivado interesa a un sector o a la sociedad (por ejemplo, el dato financiero); el privado solo es relevante para su titular.
• Datos sensibles: los que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los relativos a la salud, la vida sexual, el origen racial o étnico, las convicciones religiosas o políticas y los datos biométricos.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que trata datos personales por cuenta del responsable.
• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la finalidad de las bases de datos y su tratamiento.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Transferencia: envío de datos por el responsable o el encargado a otro receptor que, a su vez, es responsable del tratamiento.
• Transmisión: comunicación de datos, dentro o fuera de Colombia, para que un encargado los trate por cuenta del responsable.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Principios que aplicamos

• Legalidad: el tratamiento es una actividad reglada y se ajusta a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos.
• Finalidad: tiene un propósito legítimo, que te informamos.
• Libertad: solo tratamos tus datos con tu consentimiento previo, expreso e informado, salvo mandato legal o judicial.
• Veracidad o calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: puedes pedirnos en cualquier momento información sobre los datos tuyos que tenemos.
• Acceso y circulación restringida: solo acceden a tus datos las personas autorizadas; no los publicamos en internet salvo que el acceso sea técnicamente controlable.
• Seguridad: protegemos los registros contra adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado o fraudulento.
• Confidencialidad: quienes intervienen en el tratamiento deben guardar reserva, incluso después de terminada su relación con la Empresa.
• Temporalidad: conservamos los datos solo el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades y las obligaciones legales.
• Necesidad: tratamos únicamente los datos estrictamente necesarios para esas finalidades.

Categorías especiales de datos

Datos sensibles

En una clínica de medicina estética, los datos de salud (antecedentes, alergias, contraindicaciones, tratamientos médicos que nos informes) y los registros de los procedimientos realizados son datos sensibles.

Los tratamos solo con tu autorización explícita y para la seguridad del servicio. No estás obligado a responder preguntas sobre datos sensibles, aunque algunas respuestas pueden ser necesarias para que un procedimiento sea seguro. Restringimos su acceso al personal estrictamente indispensable y protegemos su confidencialidad.

Solo los tratamos sin tu autorización en los casos que la ley permite, por ejemplo para salvaguardar tu interés vital si estás física o jurídicamente incapacitado, para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, o con fines históricos, estadísticos o científicos suprimiendo tu identidad.

Niños, niñas y adolescentes

Respetamos los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Su tratamiento está prohibido, salvo datos de naturaleza pública, y solo se hace cuando responde a su interés superior y asegura el respeto de sus derechos fundamentales, con autorización de su representante legal y habiendo escuchado la opinión del menor según su madurez y autonomía.

Para qué usamos tus datos

Tratamos tus datos para las siguientes finalidades, ajustadas a nuestra actividad como centro de estética y prestador de servicios de medicina estética:

• Gestionar solicitudes de contacto, agendamiento de citas, confirmaciones, reprogramaciones y cancelaciones.
• Realizar valoraciones, fichas estéticas y consentimientos informados, y verificar la información relevante para la seguridad del procedimiento.
• Registrar, almacenar y actualizar tus datos en bases físicas o digitales para la gestión comercial, administrativa, contable y de servicio al cliente.
• Ejecutar la relación contractual o precontractual: cotizaciones, órdenes de servicio, facturación, pagos, devoluciones y garantía.
• Controlar la calidad, garantizar la trazabilidad del procedimiento y hacer seguimiento posterior al servicio cuando lo autorices.
• Atender peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones (PQRS) y medir tu satisfacción.
• Enviarte información operativa, como recordatorios de cita e indicaciones previas y posteriores al procedimiento.
• Enviarte, cuando exista tu autorización, comunicaciones comerciales, promociones, campañas, eventos y programas de fidelización, por llamada, correo electrónico, mensajería instantánea u otros medios.
• Realizar encuestas, analítica y estadísticas internas para mejorar la experiencia y nuestra oferta.
• Realizar verificaciones razonables de seguridad y prevención de fraude, soportar auditorías y atender requerimientos de autoridades competentes.
• Gestionar la relación con proveedores, aliados, contratistas y trabajadores.

Uso de tu imagen

Podemos tomar fotografías o videos para soportar tu ficha estética, la trazabilidad del procedimiento y el control de calidad del resultado.

Usar tu imagen en mercadeo, publicidad, portafolio, redes sociales o testimonios requiere una autorización adicional, separada, previa, expresa e informada. Si no la das, no afecta la prestación del servicio. Si la imagen puede revelar información sensible (condiciones de salud o zonas íntimas), reforzamos el deber de información y pedimos autorización explícita. Podemos anonimizar las imágenes si lo solicitas.

Transferencia y transmisión de datos

Revib puede transferir o transmitir datos personales a terceros que le provean servicios necesarios para su operación, como plataformas de agendamiento, software de historia o ficha estética, facturación, pasarelas de pago, mensajería, marketing, hosting o almacenamiento, que actúan como encargados del tratamiento.

Cuando transmitimos datos a encargados dentro o fuera de Colombia, establecemos cláusulas contractuales o un contrato de transmisión que define el alcance del tratamiento, las actividades del encargado por cuenta de Revib y sus obligaciones: tratar los datos conforme a los principios de la ley, salvaguardar la seguridad de las bases de datos y guardar confidencialidad.

Tus derechos y tu autorización

Derechos del titular

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización que otorgaste para su tratamiento.
• Ser informado del uso que se ha dado a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de tus datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, en los términos de la Ley 1581 de 2012.
• Acceder de forma gratuita a tus datos personales objeto de tratamiento.
• Abstenerte de responder preguntas sobre datos sensibles.

Tu autorización

Salvo las excepciones de la ley, tratamos tus datos con tu autorización previa e informada, obtenida por un medio que permita consultarla después. Se entiende otorgada cuando la manifiestas por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que la diste.

Al pedírtela te informamos el tratamiento y su finalidad, el carácter facultativo de responder preguntas sobre datos sensibles o de menores, tus derechos y la identificación, dirección y teléfono del responsable.

Cuándo no necesitamos tu autorización

• Información requerida por una entidad en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Podemos suministrar información a los titulares, sus causahabientes o representantes legales; a entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones o por orden judicial; y a terceros autorizados por ti o por la ley.

Cómo ejercer tus derechos

La atención de peticiones, consultas y reclamos sobre datos personales está a cargo del área de atención al cliente de Revib, por estos canales:

Consultas

Puedes consultar la información personal tuya que repose en nuestras bases de datos. Respondemos en un máximo de diez (10) días hábiles desde la fecha de recibo. Si no es posible, te informamos los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos

Si consideras que tu información debe corregirse, actualizarse o suprimirse, o adviertes un presunto incumplimiento de la ley, puedes presentar un reclamo, que tramitamos así:

1. Debes indicar tu identificación, la descripción de los hechos, tu dirección y los documentos que quieras hacer valer.
2. Si el reclamo está incompleto, te pediremos subsanarlo dentro de los cinco (5) días siguientes. Si pasan dos (2) meses sin que lo completes, entenderemos que desististe.
3. Si quien recibe el reclamo no es competente, lo trasladará en un máximo de dos (2) días hábiles y te informará.
4. Una vez completo, incluiremos en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» y el motivo, en un máximo de dos (2) días hábiles, hasta que se decida.
5. Lo atenderemos en un máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible, te informaremos los motivos y la fecha de respuesta, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

Qué debe incluir tu solicitud

• Nombre completo y apellidos.
• Datos de contacto (dirección física o electrónica y teléfonos).
• Medio por el cual quieres recibir la respuesta.
• El derecho que deseas ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización, revocar, suprimir o acceder) y una breve descripción de los hechos.
• Número de identificación y firma, si aplica.

Una vez agotado este trámite, puedes poner tu caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co).

Conservación y seguridad

Conservamos tus datos únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento, atendiendo los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos. Cuando exista un deber legal o contractual de conservarlos, los mantenemos mientras ese deber subsista. Cumplida la finalidad y los plazos, y si no hay deber de conservar la información, suprimimos los datos de nuestras bases.

Protegemos tus datos con medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Vigencia

Esta política rige desde su adopción y la revisamos, al menos, una vez al año o cuando haya cambios significativos en riesgos, procesos o normas. Las bases de datos tienen una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas.